Bật mí 9 cách tiết kiệm ngân sách văn phòng phẩm hiệu quả 

Một trong những ý tưởng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa doanh thu là tiết kiệm và giảm lãng phí văn phòng phẩm. Do giá trị riêng lẻ của từng loại sản phẩm thấp nhưng chi phí trên mỗi tổng hóa đơn sẽ cao nên chúng thường bị bỏ qua. Đó là lý do rõ ràng, tại sao công ty nên quan tâm đến việc hạn chế sử dụng chúng.

 

Phương pháp hiệu quả nhất để sử dụng văn phòng phẩm mà không phá vỡ ngân hàng là gì? Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy giải pháp cuối cùng. Vậy chúng ta nên áp dụng cách sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm chi phí như thế nào? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ bật mí câu trả lời chính xác nhất cho bạn.

 

Lợi ích từ việc tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

 

 

Giảm chi phí luôn là trọng tâm hàng đầu của bất kỳ và tất cả các doanh nghiệp. Tiết kiệm tiền không chỉ là một công cụ để doanh nghiệp đạt được những thứ họ muốn hoặc theo đuổi mục tiêu kinh doanh của họ; nó cũng có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn hơn trong tương lai.

 

• Tiết kiệm tiền là một phương tiện để các tổ chức tối ưu hóa và duy trì quyền kiểm soát đối với hoạt động của họ. Phát triển và vun đắp một môi trường làm việc tôn trọng và có trách nhiệm. Nói cách khác, nếu con số này đủ cao, nó sẽ giúp tăng trưởng và dòng tiền hoạt động của doanh nghiệp.
• Những thói quen xuất sắc, tinh thần trách nhiệm và một nơi làm việc văn minh có thể được bồi đắp khi tất cả các bộ phận, tất cả nhân viên thực hiện tốt việc bảo quản và tiết kiệm văn phòng phẩm.
• Việc tái sử dụng và tái chế văn phòng phẩm đúng cách sẽ giúp giảm thiểu chất thải và sẽ có tác động đáng kể trong việc tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường, đây là một vấn đề lớn hơn rất nhiều mà ít người tính đến.

 

Tiết kiệm cũng là một chiến lược quan trọng trong kinh doanh ngành văn phòng phẩm, bạn tham khảo thêm:  Cách mở thành công cửa hàng văn phòng phẩm từ a-z

 

Cách tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm hiệu quả 

Giới hạn định mức sử dụng văn phòng

 

Bởi vì mỗi bộ phận trong tổ chức có một tập hợp các đặc điểm phân biệt riêng, các yêu cầu đặt ra đối với không gian văn phòng có thể khác nhau đáng kể từ bộ phận này sang bộ phận khác. Do đó, ngoài số lượng định mức văn phòng phẩm được gợi ý sử dụng cho từng bộ phận, các nhà quản lý được yêu cầu phải thực hiện nghiên cứu bổ sung để hiểu các thói quen và nhu cầu của bộ phận thay đổi như thế nào trong năm.

 

• Người quản lý cũng cần phân loại văn phòng phẩm tại nơi làm việc: Loại nào có thể tái sử dụng và loại nào không để đảm bảo sử dụng văn minh, đúng cách. 
• Ngoài ra, để cắt giảm lãng phí và chi tiêu không cần thiết, thời gian tối thiểu cần thiết để sử dụng từng loại văn phòng phẩm cần được quy định. Ví dụ: nếu xảy ra lỗi khi in một mặt, bạn có thể sử dụng mặt trái để in nhiều hơn và lưu hành nội bộ; khi tẩy xóa, dao cắt giấy hoặc bút chì của bạn hết, bạn chỉ cần thay ruột của chúng.

 

Sử dụng các loại văn phòng phẩm có chất lượng cao 

 

 

Mua thứ gì đó với giá rẻ không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để tiết kiệm tiền bởi vì bạn không bao giờ có thể chắc chắn rằng món đồ đó sẽ bền hay lâu như thế nào. Tiêu "nhiều" tiền vào những thứ chất lượng thấp là lãng phí tài nguyên; thay vào đó, tốt hơn là chi tiêu nhiều hơn một chút cho một nhóm các mặt hàng có chất lượng cao và giá cả hợp lý. Có thể tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng hàng tháng hoặc hàng năm với tùy chọn này.

 

Yêu cầu các phòng ban đăng ký số lượng văn phòng phẩm cần sử dụng 

• Tạo biểu mẫu đăng ký số lượng văn phòng phẩm cần dùng các các thành viên thuộc các phòng ban.

=> Tổ chức nên tạo một biểu mẫu đăng ký sử dụng văn phòng phẩm cho nhân viên thay vì chỉ cung cấp hoặc mua thêm VPP khi cần thiết. Dữ liệu về số lượng sử dụng này sau đó sẽ được tổng hợp theo từng bộ phận và gửi đến các bộ phận để xử lý độc lập. 

 

Việc chỉ ra một giá trị sử dụng nhất định cho VPP giúp nhân viên có ý thức hơn về mức độ sử dụng giấy, mực in, bút và các nguồn lực khác… và tránh lãng phí.

 

• Kiểm tra hàng quý và điều chỉnh số lượng theo sự biến động của nhu cầu.

=> Sau vài tháng đầu tiên triển khai, tổ chức nên tính toán sự khác biệt giữa đăng ký dự kiến ​​và mức sử dụng thực tế để điều chỉnh số lượng phù hợp cho từng nhân viên và bộ phận.

 

• Hạn chế tình trạng cấp phát đột xuất, phát sinh trong thời gian quy định.

=> Lập kế hoạch mua và cấp phát văn phòng phẩm hợp lý

 

• Sau khi nghiên cứu nhu cầu, đồng thời đánh giá thói quen và mức độ sử dụng văn phòng phẩm của các bộ phận. Hãy lên kế hoạch cụ thể để mua sắm văn phòng phẩm thật chi tiết.
• Tiếp theo, hãy sắp xếp thời gian và phân phát đúng số lượng đã đăng ký cho từng các bộ phận theo định mức và định kỳ.
• Cách mua một lần với số lượng lớn giúp tiết kiệm thời gian cũng như sức lực, không phải mua riêng lẻ khi phát sinh nhu cầu. Hơn nữa, mua hàng với số lượng lớn thường sẽ được nhận giá chiết khấu thậm chí là giá sỉ. Điều này góp phần tiết kiệm đáng kể ngân sách công ty.

 

Xây dựng phương án quản lý và giữ gìn văn phòng phẩm 

 

• Các đồ dùng văn phòng nên để ở một khu vực riêng, có thể là một góc của phòng họp.
• Giữ mọi thứ ngăn nắp, sạch sẽ, thân thiện với người dùng và dễ quản lý bằng cách cất chúng vào tủ có thể khóa được.
• Để tạo điều kiện truy xuất nhanh dữ liệu mong muốn, các tệp có thể được mã hóa màu.
• Giữ gìn môi trường sạch sẽ thường xuyên có thể ngăn chặn côn trùng gây hại cho tài liệu, hồ sơ của bạn, đặc biệt là giấy và tài liệu in.

 

Phân loại và tái sử dụng 

Đồ dùng văn phòng phẩm gồm những đồ dùng dụng cụ văn phòng, thiết bị văn phòng phẩm,.. nhằm phục vụ cho cuộc sống của con người. Do đó, hàng việc tiết kiệm bằng cách phân loại và tái sử dụng là rất cần thiết. Sau đây là một sô loại văn phòng phẩm có thể tái sử dụng:

 

Bút	Đầu tư vào hàng hóa chất lượng cao để giảm khả năng bút bị tắc và hỏng sớm;
	Khi hết mực, hãy thay ống mực khác thì vì mua mới.
	Sử dụng hộp đựng các loại bút, thước, tẩy,... để tránh tình trạng thất lạc.
Ghim, kẹp	Nhiều người có thói quen vứt ngay một tập hồ sơ có tài liệu vào thùng rác, cho dù hồ sơ đó được kẹp bằng các loại kẹp lớn nhỏ khác nhau. Thay vì làm điều này, bạn nên vứt giấy đi và giữ lại những chiếc kẹp ghim nếu bạn vẫn có thể sử dụng chúng.
Giấy	Cầm kiểm tra chi tiết nội dung, ngữ pháp, chính tả, ngày tháng,... của tài liệu trước khi in. Tránh tình trạng in sai và in lại nhiều lần.
	Phân loại các loại tài liệu trước khi in để tránh nhầm thứ tự, thất lạc.
	Tận dụng các loại tài liệu còn thừa một mặt để làm giấy nháp, ghi chú.
	Các loại tài liệu lưu hành nội bộ có thể lưu trữ trên drive hoặc gửi email.
Mực in	Các nhà sản xuất máy in vẫn khuyên rằng, cách tốt nhất để đảm bảo bản in chất lượng cao là thay hộp mực mới. Tuy nhiên, ngày nay các dịch vụ chuyên nghiệp của các công ty thay mực và sửa chữa máy in có thể giúp bạn bổ sung hoàn toàn mực mà không ảnh hưởng đến chất lượng in. Tất nhiên, việc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáng tin cậy để hợp tác là điều rất quan trọng.
	Tinh chỉnh các thông số chất lượng in (chế độ Fast draft hoặc Fast print).
	Giảm kích thước của ảnh trong tệp in hoặc cài đặt thêm RAM cho máy in.

 

Nâng cao ý thức trách nhiệm khi sử dụng văn phòng phẩm 

Thuật ngữ 'văn phòng phẩm' dùng để chỉ các mặt hàng nhỏ, linh tinh. Chúng không đắt, vậy tại sao bạn không sử dụng chúng thoải mái mà không cần lo lắng về chi phí? 

 

Hoàn toàn không chính xác! 

 

Việc bạn biết tiết kiệm, tái sử dụng văn phòng phẩm và sử dụng đúng cách sẽ cắt giảm chi phí cho công ty. Nó cũng chứng tỏ bạn là một cá nhân có trách nhiệm, văn minh, lịch sự. Rõ ràng, một nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng thông cảm với những người lao động sống có đạo đức và tích cực tiết kiệm cho tổ chức.

 

Nhân viên phải học cách sử dụng văn phòng phẩm một cách hiệu quả, bất kể giá thành của nó. Một khi họ đã học được cách cải thiện quy trình sử dụng văn phòng phẩm, chi phí của công ty sẽ giảm xuống và nhận thức của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể.

 

Về cơ bản, việc sử dụng một số văn phòng phẩm trong thời gian dài sẽ giúp giảm thiểu lãng phí, bảo vệ môi trường và tránh những hậu quả nghiêm trọng nhất của hành vi lãng phí.

 

Ban hành quy định về việc sử dụng văn phòng phẩm 

 

 

Những quy tắc chung về quy định sử dụng văn phòng phẩm cần được cung cấp một cách chính xác và đầy đủ, bao gồm cả phạt, thưởng, phạt vào cuối năm, nhằm hình thành thói quen tiết kiệm văn phòng phẩm cho tất cả nhân viên trong tổ chức.

 

• Văn hóa tiết kiệm VPP là yếu tố quyết định việc giảm ngân sách văn phòng phẩm hàng năm, đảm bảo mỗi bộ phận được cung cấp đủ số lượng mà không vượt quá dự toán.
• Thực hiện đầy đủ lý tưởng chung rằng "tiết kiệm văn phòng phẩm có nghĩa là giảm chi phí cho công ty" và "tiết kiệm văn phòng phẩm là giúp bảo vệ môi trường" ...

 

Có thể bạn chưa biết: Thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm 2022

 

Chọn nhà phân phối văn phòng phẩm uy tín

 

Lựa chọn nhà cung cấp và đại lý VPP đáng tin cậy để làm việc với họ là điều đầu tiên mà các tổ chức phải cân nhắc khi thiết lập mục tiêu tiết kiệm nguồn ngân sách VPP. Nhà cung cấp góp phần không nhỏ trong việc: Tư vấn - Dự toán chi phí - Cung cấp Sản phẩm Theo Yêu cầu và Nhu cầu của Mỗi Đơn vị Kinh doanh

 

Mặc dù chắc chắn có rất nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm cung cấp hàng hóa và dịch vụ trên thị trường hiện nay. Nhưng điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy, nơi sẽ cung cấp cho bạn khâu chăm sóc khách hàng tốt nhất với nguồn hàng uy tín, chất lượng nhất. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa ngân sách cho văn phòng phẩm và quan trọng hơn là thời gian.

 

Một số lý do tại sao các công ty nên tập trung vào các nhà cung cấp đáng tin cậy:

 

• Là cố vấn chính xác nhất về những gì doanh nghiệp của bạn cần mua: Khi đối tác của bạn nhận thức được các yêu cầu, nhu cầu của bạn, họ có thể hỗ trợ kịp thời, đảm bảo tư vấn phù hợp với mong muốn của bạn.
• Giúp bạn nắm bắt thời điểm có mức giá tốt, chiết khấu cao: Thay vì dành thời gian tìm kiếm giá theo cách thủ công, bạn sẽ ngay lập tức được thông báo về bất kỳ thay đổi nào.
• Đảm bảo chất lượng và giá thành phải chăng;
• Sẵn sàng cung cấp số lượng lớn nhanh chóng với giao hàng tận nơi;
• Do mặt hàng văn phòng phẩm đa dạng, phong phú nên nếu bạn sơ xuất một chút sai sót trong quá trình nhập hàng, đối tác kinh doanh của bạn sẽ có thể đổi trả hàng trong thời gian sớm nhất.
• Là khách hàng thân thiết, bạn sẽ được ưu tiên vận chuyển trong thời gian ngắn nhất có thể. 
• Trở thành khách hàng thân thiết và nhận được chiết khấu tuyệt vời cho bạn và công ty của bạn.

 

Bạn có thể tham khảo thêm:  Nguồn cung sỉ văn phòng phẩm uy tín hàng đầu tại TP.HCM

Chọn Khang Long để tiết kiệm ngân sách văn phòng phẩm

 

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp văn phòng phẩm, Khang Long cam kết mang đến cho bạn trải nghiệm tuyệt vời nhất có thể khi hợp tác cùng chúng tôi. Ngoài ra, Khang Long còn là một địa chỉ đáng tin cậy của mọi khách hàng tại TP.HCM nói riêng và nhiều tỉnh thành khác nói chung. Khi hợp tác với Khang Long, bạn sẽ được trải nghiệm những ưu đãi tuyệt vời sau:

 

• Giới thiệu sản phẩm nhiệt tình, cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tâm.
• Luôn lắng nghe phản hồi của khách hàng, kịp thời sửa chửa nếu cần thiết.
• Giúp bạn nắm bắt thời điểm có mức giá tốt, chiết khấu cao: Thay vì dành thời gian tìm kiếm giá theo cách thủ công, bạn sẽ ngay lập tức được thông báo về bất kỳ thay đổi nào.
• Giao hàng nhanh chóng, đó là điều mà đại đa số các nhà cung cấp văn phòng phẩm khác không thể cung cấp được.
• Khang Long luôn thực hiện kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt đối với các sản phẩm khi bắt đầu quá trình nhập và giao hàng để đảm bảo mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao.
• Quá trình đổi trả hàng hóa diễn ra nhanh chóng, không ảnh hưởng quá trình kinh doanh của khách hàng.
• Thường có quy định chiết khấu từ 5% đến 15% trên tổng số tiền mua hàng dành cho khách hàng thân thiết.

 

Còn chần chừ gì nữa nếu bạn muốn bắt đầu tiết kiệm tiền mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp của mình càng sớm càng tốt bằng cách hợp tác với Khang Long? Chỉ cần liên hệ cho chúng tôi ngay bây giờ theo thông tin sau:

 

Thông tin liên hệ:

Công Ty TNHH văn phòng phẩm Khang Long Office

 Địa chỉ: C3/16A Chánh Hưng, X.Bình Hưng, H.Bình Chánh

 Email: khanglongoffice@gmail.com

 Hotline: 0903.159.021

 Website: www.khanglongoffice.com

 Fanpage: https://www.facebook.com/vppkhanglong/

 

 

 

​